Methodik – Wie wir vorgehen
Die Problematik
Eine frühzeitige Einbeziehung des Technischen Redakteurs schon zu Beginn der Realisierungsphase eines Projektes ist ein hehres Ziel. So kann sichergestellt werden, dass die Bedienungsanleitung bereits zur Fertigstellung des Produkts vorliegt.
Aber gerade im Sondermaschinenbau ist dies unrealistisch. Die Konstrukteure arbeiten unter hohem Termindruck. Die Montage klagt über verspätete Zulieferungen. Oft werden letzte Änderungen an der Maschine / ihrer Software erst nach erfolgter Erprobung durchgeführt (teilweise in gravierendem Ausmaß).
So kann es passieren, dass der Technische Redakteur erst gerufen wird, wenn die Maschine abholbereit ist, … der LKW schon an der Einfahrt wartet!
Unsere Lösung
Das Ingenieurbüro für Technische Dokumentation Dr.-Ing. André Cajar stellt sich regelmäßig oben genannten Anforderungen.
Wir haben Methoden entwickelt, um selbst unter solchen Bedingungen alle nötigen Informationen für eine rechtskonforme UND benutzerfreundliche Benutzerinformation zu erlangen und einzuarbeiten.
Bei einer mündlichen Erklärung durch einen kompetenten Mitarbeiter des Auftraggebers läuft die Kamera; ein Video zeichnet die Erläuterungen zusammen mit den beschriebenen Maschinenkomponenten und ihren Bewegungen auf. Daraus lassen sich Inhalte ableiten für
- Aufbau und Funktion
- Bestimmungsgemäße Verwendung
- Mutmaßlicher Fehlgebrauch
- Sichere Bedienung
- Störungsbeseitigung
- Wartung und vorbeugende Instandsetzung
Aus den Filmsequenzen (aufgenommen in HD oder 4K) werden Standbilder separiert, die in der Bedienungsanleitung den Maschinenaufbau oder die effektive Bedienung veranschaulichen.
Diese Videos kann der Auftraggeber auch für seine Zwecke nutzen (z. B. für Werbung; Beispiel der FEUMA Gastromaschinen GmbH siehe https://www.youtube.com/watch?time_continue=28&v=JiY8M-NJqR4&feature=emb_logo).
Wenn wir zum Kunden gerufen werden, wissen wir oft nicht, um was für eine Maschine es sich handelt, wie groß sie ist, wie das Umfeld beschaffen ist, in dem sie steht. Leicht aufbaubare und transportierbare Stellwände (je 2,5 x 2,5 m) helfen dann, die Maschine von ihrem Umfeld zu trennen (besonders wichtig bei Schutzgittern – hier würde sonst ein späteres Freistellen zu einer Herausforderung!)
Kameras mit Klappdisplay erleichtern die Fotografie aus fast jeder Lage (z. B. unter dem Maschinengestell oder hoch über Kopf).
Ein breites Sortiment an Objektiven im Brennweitenbereich von 8 mm bis 600 mm ermöglicht sowohl Fotos großer Objekte aus nächster Nähe als auch kleiner Details aus größerer Entfernung.
MFT-Wechselobjektive für die Panasonic Lumix G81:
- Fisheye 4 mm (8 mm KB)
- Zoomobjektiv 7-14 mm
- Zoomobjektiv 12-60 mm
- Makroobjektiv 60 mm
- Zoomobjektiv 14-140 mm
- Zoomobjektiv 75-300 mm
- Tilt-Shift-Objektiv 19-35 mm
- Tilt-Shift-Objektiv 14-35 mm
Wie entsteht nun die Bedienungsanleitung?
Leider stehen Bedienungsanleitungen in dem Ruf „da steht sowieso nichts Verständliches drin“. Dabei lassen sich die heutigen – oft komplexen – Produktionsmittel nur sicher und effektiv betreiben, wenn das Personal die Bedienungsanleitung kennt.
Auch das Ingenieurbüro für Technische Dokumentation Dr.-Ing. André Cajar kann Bedienungsanleitungen nicht so schreiben, dass sie sich wie ein guter Roman lesen lassen, wie ein Krimi gar. Aber wir können mit unserer Arbeit dazu beitragen, dass das Personal, das mit dem Produkt zu tun hat, bestmöglich darüber informiert wird.
Wie machen wir das?
Die erhaltenen Informationen werden beim Ingenieurbüro für Technische Dokumentation Dr.-Ing. André Cajar in eine Dokumentenvorlage eingefügt, die sich an der Maschinenrichtlinie und der DIN EN 82079 orientiert. Diese Dokumentenvorlage ist im Layout mit dem Auftraggeber abgestimmt und nach dessen corporate design gestaltet.
Sicherheitshinweise werden mit der gebotenen Detailliertheit eingefügt – getrennt nach allgemeinen Hinweisen, Hinweisen für einen bestimmten Produktlebenszyklus (z. B. Montage) und für bestimmte Tätigkeiten (z. B. spezieller Einrichtvorgang).
Die Reihenfolge der weiteren Informationen entspricht dem Lebenszyklus des Produkts (Transport, Montage, Inbetriebnahme, Bedienung, Einrichten, Wartung, Reparatur, Entsorgung).
Anwenderorientierte detaillierte Schrittfolgen erleichtern das Bedienen des Produktes von der ersten Anwendung an.
Viele Fotos mit ausführlicher Beschriftung sorgen für ein leichteres Verständnis und lockern das Schriftbild auf.
Die Fotos werden wie folgt bearbeitet
- Farbkorrektur
- Geometrieentzerrung
- Freistellen
- Beschneiden
- Retuschieren
- Konvertieren auf 300 dpi
- Verkleinern einer Kopie des Fotos auf die in der Anleitung benötigte Größe
Zur Lagezuordnung werden Detailfotos mit 3D-Ansichten aus CAD-Modellen kombiniert.
Meist reichen die Erstinformationen nicht aus, die Bedienungsanleitung „in einem Zug“ vollständig zu erstellen. Wir stellen zielgerichtete Fragen und bitten um deren zügige Beantwortung durch den Auftraggeber. Das befördert eine kurzfristige Fertigstellung einer Anleitung. (Und nicht nur einmal hat die Klärung von durch uns gestellter Fragen zu einer Verbesserung am Produkt geführt! 😊)
Übersetzungsmanagement
Auch bei Lieferungen ins Ausland erstellt unser Büro die nötigen Bedienungsanleitungen zunächst in Deutsch. Erst nach erfolgter Abnahme durch den Auftraggeber organisieren wir die Übersetzung durch bewährte Fachübersetzer aus dem jeweiligen Fachgebiet.
Die unterschiedlichen Laufweiten in den verschiedenen Sprachen bewirken, dass der übersetze Text oft mehr, selten weniger Platz als im Deutschen benötigt. Unser Büro sorgt auch in den Übersetzungen für eine übersichtliche Textanordnung und dafür, dass in allen Sprachversionen derselbe Inhalt auf der gleichen Seite zu finden ist (wichtig für spätere Fragen des ausländischen Kunden). Bei entsprechender Beauftragung organisieren wir auch die Übersetzung der Softwaretexte, Maschinenbeschriftungen und zusätzlicher Dokumente.
Was befähigt uns dazu?
- Solide Ausbildung
- Technikverständnis und schnelle Auffassungsgabe
- Langjährige Erfahrung in der Erwachsenenbildung
- Fähigkeit, sich in die Lage des Anwenders zu versetzen, der sein neues Produkt erst kennen lernt
- Fähigkeit, selbst komplizierte Zusammenhänge einfach zu erklären
- Ständige Weiterbildung durch Internetrecherchen und Fachliteratur
- Motivation, gemeinsam unser (Arbeits-) Leben leichter zu gestalten